业主档案表格最基本的特点是由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件表格中保留着真实确切的时间标记。
物业公司是为小区业主服务的，业主档案表格范本自然就成为物业档案重要组成部分。物业公司一般会留存业主档案表范本。
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