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会议座位安排将Excel表格中的单元格与会场座位一一对应，用户可以根据会场的实际情况在Excel中设定会场总行（或排）数，以会场中纵向过道为准设定各区域每行座位数，然后将参会人员姓名或单位名称从外部表格导入座位安排表中。会议座位安排除可将外部表格编排了顺序号名单一次导入到座位安排表中外，还可任意选定外部表格的名单，导入到座位安排表中任意指定位置。在外部表格选定名单时，不必考虑空白单元格和已经编排了顺序号的单元格，会议座位安排在组织导出名单时，会跳过这些单元格，只将未编排顺序号的名单导出。如果以指定首个单元格方式填充名单时，则名单仅在首个单元格所在区域内填充，被填充到首个单元格及其以下的单元格区域内，不会跨区域填充。会议座位安排还会自动在单次导入的名单周围画出双线作为边界，内部单元格画虚线，适合于用来区分参会人员的组别。
会议座位安排最新版利用座位安排表的第一行进行会场区域设置，展现。新版功能不再由EXCEL COM加载项的按钮提供，改由Windows任务栏托盘程序的菜单提供。软件在winXP,office 2003下测试通过，不需要依赖其它的运行环境。
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